כיצד נקבעים המדדים להערכת אפקטיביות התוכנית וניהול המשברים?

תכנית המשכיות עסקית היא השקעה משמעותית – בזמן, בכסף, ובמשאבים. אבל איך יודעים אם ההשקעה משתלמת? איך מודדים את האפקטיביות של התכנית? ומה הקריטריונים להצלחה בניהול משברים? ללא מדדים ברורים, התכנית נשארת "תיבה שחורה" שאי אפשר להעריך או לשפר. במאמר זה נבחן כיצד קובעים מדדים נכונים, מה נמדד, ואיך משתמשים בנתונים כדי לשפר את המוכנות הארגונית.

מדוע מדידה היא קריטית להצלחת התכנית?

העיקרון הניהולי הבסיסי הוא "מה שלא נמדד – לא מנוהל". מחקר של Harvard Business Review הראה שארגונים שמשתמשים במדדים כמותיים לניהול תכניות המשכיות עסקית משיגים תוצאות טובות יותר ב-40% לעומת ארגונים שלא מודדים. מדדים מאפשרים להנהלה לראות איפה הארגון עומד, מה עובד ומה לא, ולהקצות משאבים בצורה חכמה יותר.

בנוסף, מדדים יוצרים אחריותיות. כשיש יעדים ברורים ומדידים, אנשי המפתח יודעים על מה הם מתבקשים לדווח, וההנהלה יכולה להעריך ביצועים באופן אובייקטיבי. קבוצת אלמנטס עובדת עם לקוחותיה לבניית מערך מדדים מקיף שמתאים לצרכים הספציפיים של כל ארגון.

מהם סוגי המדדים העיקריים?

ישנם מספר סוגים של מדדים שכדאי לעקוב אחריהם:

מדדי קלט (Input Metrics) – מודדים את ההשקעה: כמה תקציב הוקצה? כמה שעות הושקעו בתרגולים? כמה עובדים עברו הכשרה? מדדים אלה מראים האם הארגון משקיע מספיק משאבים בתכנית.

מדדי תהליך (Process Metrics) – מודדים את הביצוע: האם התכנית מתעדכנת בזמן? כמה תרגילים בוצעו? כמה זמן לוקח לצוות התגובה להתכנס? מדדים אלה מראים האם התהליכים עובדים כמו שצריך.

מדדי תוצאה (Outcome Metrics) – מודדים את ההשפעה: כמה מהר התארגון התאושש מהמשבר האחרון? מה היה האובדן הכספי? האם הלקוחות נשארו? מדדים אלה מראים האם התכנית אפקטיבית בפועל.

אילו מדדים טכניים חשוב לעקוב אחריהם?

בתחום הטכנולוגי, ישנם שני מדדים קריטיים שכל ארגון צריך לדעת:

RTO – Recovery Time Objective – זה משך הזמן המקסימלי שהארגון יכול להרשות לעצמו להיות "למטה" לאחר משבר. למשל, אם האתר של החברה חייב לחזור לפעילות תוך 4 שעות, זה ה-RTO. מדד זה נקבע על בסיס צרכים עסקיים והשפעה פיננסית של השבתה.

RPO – Recovery Point Objective – זה כמות המידע (במונחי זמן) שהארגון מוכן לאבד. למשל, אם הגיבויים מתבצעים כל 24 שעות, ה-RPO הוא 24 שעות – כלומר, במקרה של קריסה, הארגון עלול לאבד עד יום של נתונים. קבוצת Elements עובדת עם לקוחותיה להגדיר RTO ו-RPO ריאליים ולבנות פתרונות שעומדים ביעדים אלה.

כיצד מודדים את רמת המוכנות הארגונית?

אחד המדדים החשובים ביותר הוא רמת המוכנות הכוללת של הארגון. זה מדד מורכב שמורכב ממספר רכיבים:

אחוז כיסוי התכנית – כמה אחוזים מהתהליכים הקריטיים מכוסים בתכנית? האם יש פונקציות שנשכחו?

עדכניות התכנית – מתי התכנית עודכנה לאחרונה? האם היא משקפת את המצב הנוכחי של הארגון?

שיעור השתתפות בהכשרות – כמה אחוזים מהעובדים הרלוונטיים עברו הכשרה? כמה מהם עברו ריענון?

ביצוע תרגילים – כמה תרגילים בוצעו בשנה האחרונה? מה תוצאותיהם?

זמן תגובה – כמה זמן לקח לצוות התגובה להתכנס ולהתחיל לפעול בתרגיל האחרון?

מה המדדים להערכת תהליך התקשורת במשבר?

תקשורת היא אחד הגורמים הקריטיים בזמן משבר, ולכן חשוב למדוד את איכותה:

זמן תגובה ראשוני – כמה זמן עבר מהאירוע ועד לתקשורת הראשונה עם בעלי עניין (עובדים, לקוחות, תקשורת)?

שיעור הגעה – כמה אחוזים מהעובדים הקריטיים התקבלו והגיבו להתראות?

בהירות המסרים – האם המסרים שנשלחו היו ברורים ומובנים? (ניתן למדוד בסקר לאחר תרגיל)

רב-ערוציות – האם התקשורת הגיעה בכמה ערוצים (SMS, מייל, טלפון)?

איך מעריכים את ההשפעה הפיננסית?

בסופו של דבר, ההנהלה רוצה לדעת: כמה זה עולה וכמה זה חוסך? ישנם מספר מדדים פיננסיים:

עלות השבתה לשעה – כמה עולה לארגון כל שעה של השבתה? זה כולל אובדן הכנסות, עלויות תפעול, קנסות רגולטוריים, ונזק למוניטין.

עלות התכנית – כמה עולה לתחזק את תכנית המשכיות עסקית? (הכשרות, תרגולים, ציוד, אנשים)

ROI של התכנית – האם ההשקעה בתכנית משתלמת? אם ניתן למנוע אפילו יום אחד של השבתה בשנים הקרובות, כמה כסף חוסכים? התשובה בדרך כלל היא שהתכנית משתלמת פי כמה.

מהם המדדים להערכת חוויית העובד?

חשוב גם למדוד את השפעת התכנית על העובדים:

שביעות רצון עובדים – האם העובדים מרגישים מוכנים למשבר? האם הם מרגישים שההנהלה דואגת להם?

רמת חרדה – האם התכנית מפחיתה חרדה או מגבירה אותה? (ניתן למדוד בסקרים אנונימיים)

אמון בהנהלה – האם העובדים סומכים על ההנהלה לנהל משבר בצורה טובה?

כיצד משתמשים במדדים לשיפור מתמיד?

המטרה של מדדים היא לא רק לדווח, אלא לשפר. כל מדד שנמדד צריך להוביל לפעולה. אם זמן התגובה של צוות המשבר ארוך מדי – צריך לזהות את הבעיה (אנשים לא זמינים? מערכת ההתראות לא עובדת?) ולטפל בה. אם אחוז ההשתתפות בהכשרות נמוך – צריך להבין למה ולשנות את הגישה.

תהליך של מדידה-ניתוח-פעולה-מדידה חוזרת יוצר מעגל של שיפור מתמיד. קבוצת Elements מלווה ארגונים בתהליך הזה ומבטיחה שהמדדים משמשים לשיפור אמיתי, לא רק לדיווח פורמלי.

מה עושים כשהמדדים לא טובים?

גילוי שהמדדים לא טובים הוא לא כישלון – זו הזדמנות לשיפור. אם התרגיל האחרון הראה שהארגון לא היה מוכן, זו סיבה לפעול, לא להתייאש. חשוב לנתח את הגורמים לתוצאות הלא טובות, לבנות תכנית פעולה, ולמדוד שוב לאחר תקופה.

האם יש לכם את המדדים הנכונים?

ארגון ללא מדדים הוא ארגון שעף עיוור. אם אתם רוצים לוודא שתכנית המשכיות העסקית שלכם אפקטיבית, אתם חייבים למדוד את הביצועים באופן שיטתי. אלמנטס מציעה ליווי בבניית מערך מדדים מקיף ובניתוח התוצאות, כדי להבטיח שהארגון שלכם תמיד מוכן להתמודד עם האתגר הבא. התחילו למדוד היום – תראו את התוצאות מחר.